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自我知识管理:连贯性就是生产率

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作为技术管理者,在工作中也会有很多大大小小需要出席的会议等占用一定时间。其实时间固然很重要,但知识管理也很重要,本文作者用亲身经历举例,来阐述如何做好各项工作的梳理以及知识库如何落地等问题。

作为一名中层技术管理者,我平时要处理不少工作,同时还要完成自己的博士后论文和承担的一些政策研究课题,另外还要参加单位安排的各种类型的党团活动,自己出于交流和兴趣还要经常参加不少正式、非正式的交流活动。


对我而言时间很重要,知识管理也很重要。

以前,我最是随身带着两支钢笔(一支黑色、一支红色)和一个笔记本,可工作时间越久就越发现即便有了“好笔头”也难于应付越来越多条线的工作。

以今年为例,我要负责一个项目群,包括12个数据关联但技术路线各异的信息化项目,并用他们对接今年不断推出的各种改革任务;同时学术和政策研究方面的工作也总是“后墙不倒”——有严格而且明确的进度要求;期间,还要穿插一些党团活动,因为是作为代表参加,因此也必须高标准、严要求地完成。

可问题是如果每件事情都重头到尾“一事一议”的应对,恐怕5+2、每天60个小时都不够,但事情又摆在那里,怎么办?为了保证能够11点前入睡,我只好用企业架构的思路来梳理自己的知识,自己创新自己。

通过业务流程视点(ArchiteMate2.0 Business Process Viewpoint)的梳理,我发现其实自己的知识积累、加工、管理和交付完全是流水线化的,也就是说只要做每件事的过程中记得及时积累知识,那么很多下游的事情就可以尽量重用上游的成果,“链接就是生产力”、“连贯性就是生产率”

举个例子:

  • 单位面临新技术问题,如果自己谋划、自己推动,不仅要使用部门的资源来专题准备,局限性可能也很大;但如果在参加外部交流的时候注意与人沟通、注意把人家思考中的闪光点及时记录,就可以节省很多时间;
  • 因为平时在项目实施中注意采用结构化的方式收集各类问题,因此一个新技术可能解决什么问题、适于用在什么情形下,都可以从自己的知识库快速配对;
  • 在新技术的具体实施中,又可以不断生成新的知识,这些都是描述未来改进方向的重要内容,做政策研究的时候、做博士后论文的时候就成了现成的素材;
  • 相应的,做政策研究和博士后论文,本身就是与很多“有想法”、“有创意”的人员沟通的过程,注意将所有中间过程的知识及时归档,就为自己处理未来的新问题做了先手准备,毕竟预则立、不预则废,但面对快速发展的工作环境,如果不能很好地“预”,那不妨采取一些笨办法——能记录的都尽可能结构化准备好。

此外,这些内容之间更要贯彻“链接就是生产力”的原则,平时注意维护每一次会议、每一次交流、每一个项目中积累的知识元之间的关联关系,这样自己的知识库就越来越有效。

最后,就是知识库如何落地的问题。以前我会用MindMap管理这些内容,做完一个项目、一个大的论文就积累一些Map,但随着工作的复杂度、并行度越来越高,我发现知识的关联性更重要,所以从前年开始我将所有的MindMap整理为一个,虽然一开始看似很多不相干的内容放在同一个MindMap中有点不伦不类,但随着知识元关联的不断增加,这个Map的作用越来越突出。

现在,我对自我知识管理有了新体会,“好脑壳不如烂笔头”、“好笔头不如好组织、好工具”,想要在职场创新,先要把自己放进去,创新自己最重要,而创新的基础除了灵感,更需要“好用”的知识积累。

作者简介:王翔(Vision Wang),经济学博士后、EA架构师,主要政策研究方向为产业链和国际贸易,技术研究方向为企业架构、业务重构、智能机械。工作之余喜欢旅游、写作。

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